Hiện nay, các hoạt động tương tác, gặp gỡ trực tiếp đã được chuyển hóa dần sang nền tảng online. Điều này chắc chắn ảnh hưởng không nhỏ tới vai trò từng thành viên trong công ty. Hãy cùng nhìn lại những chia sẻ đa dạng đến từ 3 vị khách mời với các vị trí khác nhau trong công việc trong webinar tháng 7 cùng chủ đề “Remote Work & Virtual Onboarding: Best Practices & Tips” dưới đây nhé!
COVID-19 đã thay đổi lại cách thức làm việc chung. Làm việc tại nhà thường dẫn tới sự xáo trộn về giờ giấc và sinh hoạt, khiến mọi ngày trôi qua đều đều và thậm chí khiến ta mất đi cảm nhận về ngày tháng trong tuần. Khối lượng công việc dồn thêm nhiều hơn khi có trách nhiệm gia đình như chăm sóc nhà cửa, con cái, người thân...
➤ Với ứng viên mới gia nhập, sau nhiều vòng phỏng vấn online, làm sao thể hiện khả năng chuyên môn cho người quản lý và tạo dựng mối quan hệ với các thành viên khác trong công ty nếu không có cơ hội nói chuyện trực tiếp?
➤ Với nhân viên kỳ cựu, làm sao để những đóng góp và nỗ lực của mình được công nhận, hay để duy trì sự tập trung, cân bằng khi ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân không còn rõ ràng?
➤ Với người quản lý, làm sao tạo đòn bẩy giúp nhân viên phát huy hiệu suất làm việc, tạo không khí cởi mở, chia sẻ thẳng thắn cùng nhân viên cũng như điều phối, trao đổi hiệu quả dựa trên niềm tin thay vì tổ chức các buổi họp liên miên?
Anh Việt Anh chia sẻ anh đã mất gần 2 tháng để làm quen với tình huống này, cũng như anh đã phải đánh giá, nhìn nhận lại để điều chỉnh lại khối lượng và chất lượng công việc mình đảm nhiệm một cách thực tế hơn.
1. Để tạo sự tin tưởng với đồng nghiệp và sếp?
Trong vai trò nhân viên mới, do không được office tour, nhân viên mới gặp phải khó khăn để cảm nhận văn hóa làm việc giữa các phòng ban với nhau. Với gần 2 tháng từ khi bắt đầu công việc tại Novartis, anh Vũ chia sẻ hiểu được điều này, mình đã tương tác thông qua cách chủ động tổ chức các buổi họp ngắn (15 - 30 phút) với từng team để có thể bắt nhịp, từ đó tạo hình ảnh cá nhân và sự tin tưởng cho đồng nghiệp và sếp. Trong quá trình làm việc, bên cạnh thể hiện năng lực cá nhân, anh Vũ cho rằng chúng ta có thể bắt đầu từ việc đơn giản nhất là tuân thủ giờ giấc và timeline trong công việc.
Một chiến thuật hiệu quả trong 90 ngày đầu tiên của nhân viên mới được anh Minh đúc kết lại như sau:
Ngoài ra, từ góc nhìn của người quản lý, anh Minh đánh giá năng suất và hiệu quả làm việc của một nhân viên dưới hai tiêu chí: Thái độ và khả năng làm việc. Để thể hiện sự cầu thị, mong muốn học hỏi cũng như kiến thức và kỹ năng chuyên môn, bạn nhân viên có thể:
- Đặt câu hỏi: Để việc trao đổi hiệu quả hơn, bạn nên thống nhất phương thức trao đổi với người quản lý (thông qua cuộc gọi, chat…) cũng như cần tìm hiểu trước về điều dự định trao đổi.
- Làm tốt công việc của mình: Sự chỉnh chu trong công việc, mong muốn cầu toàn trong từng bước thực hiện và các đề xuất để tối ưu giải pháp là những điều giúp ta tạo ấn tượng tốt với đồng nghiệp và người quản lý.
Ngoài ra, trong các buổi họp, bạn nên tận dụng camera để đồng nghiệp thấy cử chỉ, cảm xúc và sự sắp xếp không gian làm việc tại nhà, từ đó thể hiện sự tôn trọng của mình với công việc. Khi bạn trực tiếp nhìn thấy người khác sẽ giúp xóa mờ khoảng cách địa lý, khiến tương tác giữa mọi người tích cực và chủ động hơn đáng kể.
2. Để tạo sự kết nối và nhận sự hỗ trợ hiệu quả từ đồng nghiệp?
Khi mọi hoạt động đều được truyền tải qua màn hình máy tính thay vì qua không gian chung như pantry, việc chủ động liên lạc (trò chuyện 1:1 hay các buổi họp chung) giúp ta tăng cường tương tác với đồng nghiệp. Khi chia sẻ những câu chuyện trong công việc hay khó khăn, bạn sẽ giúp mọi người gần gũi, cởi mở với nhau hơn, từ đó mang đến sự thấu hiểu trong team, và việc tìm tới sự giúp đỡ từ đồng nghiệp trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Khi cần sự hỗ trợ từ đồng nghiệp, bạn sẽ hoặc được trả lời bởi mentor và người quản lý trực tiếp, hoặc được giới thiệu đến người có kinh nghiệm trong lĩnh vực đó. Tuy nhiên, để việc trao đổi hiệu quả hơn, bạn nên chủ động suy nghĩ và tìm tòi trước để tránh đặt quá nhiều câu hỏi lan man, dài dòng. Điều này còn giúp bạn thể hiện nỗ lực tìm kiếm câu trả lời của mình thông qua quá trình tự nghiên cứu. Điều quan trọng là bạn nên đưa ra các lựa chọn cùng cân nhắc từ quan điểm cá nhân, thay vì chỉ đưa ra câu hỏi cho người đối diện.
Tuy nhiên, khi vấn đề được đề cập không thuộc chuyên môn của người quản lý và không dễ dàng tra cứu trên mạng, bạn có thể cân nhắc mở rộng câu hỏi về chuyên ngành chung hay thậm chí nền tảng lớn để hỏi về các dự án tương tự đã được thực hiện. Hãy mạnh dạn để không ngại hỏi và luôn sẵn sàng đón nhận những quan điểm khác nhau.
Cụ thể, trong ngành Dược - Y tế (Pharmaceutical Industry), anh Vũ chia sẻ những điểm giống với các ngành nghề khác khi xây dựng mối quan hệ trong môi trường làm việc (thông qua việc đặt câu hỏi – từ đó tìm hiểu về đồng nghiệp nhiều hơn). Điểm khác biệt đến từ đặc thù của ngành – đặc biệt tại Mỹ trong thời điểm này: Bạn hãy chuẩn bị cho mình kiến thức chuyên môn trước để tạo ấn tượng tốt hơn với đồng nghiệp và cũng giúp bạn tương tác với mọi người hiệu quả hơn.
3. Để chứng minh được năng lực bản thân?
Trong bất cứ vai trò nào, bạn đều cần hiểu những tiêu chí và yếu tố để đánh giá năng lực cá nhân. Ngoài ra, chủ động cập nhật tiến độ công việc (các bước triển khai, kết quả thực hiện) cho người làm việc trực tiếp với mình sẽ giúp bạn có động lực để thực hiện công việc hiệu quả hơn.
Cụ thể:
1. Đối với một nhân viên và chuyên viên cấp cao:
Những người ở vị trí này thường nắm rất rõ các quy trình làm việc. Vì vậy, bạn có thể biết mình chưa làm đúng ở điểm nào và cần sửa ra sao. Ngoài ra, các cuộc họp hàng tuần 1:1 với sếp hay với phòng ban sẽ là lúc bạn tự điều chỉnh timeline và đầu việc cần thực hiện. Khi có sự giám sát của người khác về quá trình lẫn kết quả, bạn sẽ nghiêm khắc và kỷ luật hơn với chính mình.
2. Đối với người quản lý:
Có 3 mối quan hệ trong công việc mà một người quản lý cần lưu ý: Với nhân viên trực tiếp, với các quản lý đồng cấp và với sếp cấp cao. Người quản lý cần cân bằng giữa các mối quan hệ này để công việc được vận hành hiệu quả và nhanh chóng.
3. Đối với sếp cấp cao:
Tầm nhìn trong 1 - 3 năm là điều người sếp cấp cao quan tâm. Để đảm bảo được kế hoạch theo đúng như mục tiêu đề ra, bạn cần chứng minh mức độ cần thiết của chiến lược cũng như nguồn lực yêu cầu (nhân sự, tài chính...).
4. Để tự quản trị năng suất làm việc của bản thân?
Bạn cần lựa chọn cách thức quản trị năng suất phù hợp với mình để không quá tải với khối lượng công việc mà vẫn đảm bảo chất lượng từng đầu việc. Mỗi khách mời đều chia sẻ một cách thức của riêng mình:
1. Quản trị theo khoảng thời gian – anh Vũ:
Anh Vũ lựa chọn theo dõi khoảng thời gian mỗi ngày mình dành ra cho từng công việc như tham gia họp, làm việc chuyên môn, nghỉ giải lao… Khi đã thành thói quen, anh Vũ nhận thấy thời gian hiệu quả nhất với từng công việc và khoảng thời gian phù hợp với từng đầu việc, từ đó hoàn thành công việc với năng suất tốt nhất (VD: Thông tin mới sẽ được tiếp nhận hiệu quả nhất trong 2 tiếng đầu ngày làm việc, thời gian còn lại sẽ chuyển sang thực hiện công việc khác…).
2. Quản trị theo sự ưu tiên – anh Việt Anh:
Thói quen của anh Việt Anh khi bắt đầu ngày làm việc mới là lựa chọn cho mình một ưu tiên mỗi ngày. Mọi điều còn lại sẽ được ưu tiên vào thời điểm khác. Điều này giúp anh Việt Anh toàn lực để giải quyết bài toán mình nhận được một cách hiệu quả và triệt để với giới hạn thời gian rõ ràng. Sự tập trung cao độ và quyết tâm hoàn thiện công việc là điểm cộng rất lớn đối với lựa chọn này.
3. Quản trị theo đầu việc – anh Minh:
Nhận thấy sức ép khi quản lý công việc thông qua deadline là khó tránh khỏi, trong vai trò người quản lý, anh Minh đảm bảo việc giữ tiến độ và chất lượng cho nhiều đầu việc khác nhau bằng cách sắp xếp chúng vào ma trận Eisenhower (The Eisenhower Decision Matrix / Urgent-Important Matrix) như dưới đây:
Khi đó, sẽ có nhiều đầu việc chưa được xếp ngay vào danh sách các công việc Quan trọng + Khẩn cấp (ô số 1). Để hạn chế các tình huống khó xử, bạn nên thông báo trước với những người cùng phụ trách các đầu việc đó về thời gian có thể hoàn thành cũng như giải thích rõ vì sao việc này hiện tại chưa được thực hiện ngay.
Anh Minh cũng chia sẻ, trong vai trò nhân viên, khi xử lý nhiều đầu việc cùng lúc, hãy mạnh dạn trao đổi với người quản lý để mỗi việc được cơ cấu hợp lý hơn (về phân chia trách nhiệm, thời gian, mức độ hoàn thiện…).
5. Để Virtual Onboarding hiệu quả?
Có được công việc trong thời điểm COVID-19 vừa là may mắn, cũng vừa là thử thách đối với nhân viên mới. Dù đang trải qua giai đoạn khó khăn, nhưng các tiêu chí và yêu cầu với từng vai trò không hề bị thay đổi. Vậy nên, ta không nên lấy môi trường làm lý do gây ảnh hưởng tới chất lượng công việc. Hãy chủ động làm thật tốt công việc của mình cũng như sẵn sàng chia sẻ khó khăn gặp phải với sếp và đồng nghiệp để nhận sự hỗ trợ kịp thời.
Để bắt kịp với nhịp làm việc chung, bạn có thể thử một số cách như sau:
- Tìm hiểu trước về cấu trúc, phòng ban và các vai trò trong công ty: Điều này giúp thu hẹp khoảng cách giữa bạn và những đồng nghiệp làm lâu năm tại đây.
- Nhắn tin hỏi thăm những người trong phòng ban mình và các phòng ban liên quan trực tiếp: Sự quan tâm thật lòng sẽ giúp bạn tạo thiện cảm đối với đồng nghiệp.
- Làm thật tốt nhiệm vụ được giao: Ngoài việc thể hiện khả năng của bản thân, bạn có thể tận dụng cơ hội này để trao đổi nhiều hơn với đồng nghiệp.
- Đề xuất thành lập nhóm các bạn mong muốn học hỏi kiến thức và kỹ năng khác trong công ty để tham gia buổi chia sẻ của phòng ban khác (cross-department lunch and learn): Khả năng lãnh đạo và mong muốn học hỏi của bạn sẽ được bộc lộ lúc này.
6. Để nắm bắt cơ hội tìm kiếm và phát triển nghề nghiệp?
Đặc biệt trong thời điểm này, anh Vũ lựa chọn việc ưu tiên số lượng đối với cơ hội tuyển dụng mình chủ động tìm kiếm hay tình cờ bắt gặp. Điểm trừ của lựa chọn này là bạn có thể chưa thể hiện được bản thân mình 100%. Tuy nhiên, đây lại là cơ hội để bạn làm quen với việc phỏng vấn cùng những yêu cầu công việc khác nhau, cũng như có thể tạo mối quan hệ tốt với người phụ trách tuyển dụng và người cùng vị trí bạn ứng tuyển tại công ty, từ đó mở ra cho bạn nhiều cơ hội hơn nữa.
Ngoài ra, VNPN đã từng thực hiện webinar tháng 4 với sự tham gia của anh Minh với chủ đề “Navigating Job Marketing during the pandemic”. Bạn có thể đọc lại recap sự kiện tại đây hoặc xem toàn bộ livestream tại đây.
Bên cạnh đó, bạn có thể đánh giá tiềm năng của ngành mình theo đuổi, từ đó nhận định khách quan hơn về công việc mình lựa chọn. Hiện tại, anh Minh đánh giá Thương mại Điện tử (E-Commerce) và Y tế là hai trong số ít ngành chống suy thoái hiện đang có sự phát triển ổn định. Tuy nhiên, đứng trước khả năng xấu nhất có thể gặp phải trong thời điểm này, anh Vũ luôn chuẩn bị cho mình tâm thế sẵn sàng để ứng biến với mọi tình huống có thể xảy ra. Và chắc chắn làm tốt công việc của mình, tạo mối quan hệ tích cực với đồng nghiệp cũng như để ý đến cơ hội trong các phòng ban khác là rất cần thiết!
7. Để thể hiện thế mạnh, tính cách riêng của bản thân và được người quản lý sắp xếp trong môi trường phát triển tốt nhất?
Anh Minh, với vai trò người quản lý, chia sẻ rằng các nhân viên không nên chờ đợi người quản lý phát hiện và tìm đến mình. Khi chủ động “quảng cáo” điểm mạnh của mình cho sếp, bạn sẽ khiến mình nổi bật hơn và dễ được sếp chú ý hơn. Anh Minh khi là một nhân viên đã tìm hiểu yêu cầu của công việc của mình, sau đó chủ động học trước kỹ năng và kiến thức ở mức độ chuyên gia để thể hiện cho sếp thấy. Việc có sự chuẩn bị và tự học SQL đã giúp anh có được sự tin tưởng từ sếp và được giao nhiều việc quan trọng hơn.
COVID-19 cùng hậu quả khôn lường của nó vừa là thách thức nhưng cũng là cơ hội để ta nhìn nhận, đánh giá bản thân và thích nghi với thay đổi về cách thức trao đổi, giao tiếp trong công việc. Ngoài việc chủ động trong công việc, bạn cũng cần lưu ý chăm sóc bản thân mình để luôn chuẩn bị tâm lý thật tốt với mọi điều có thể xảy ra, suy nghĩ tích cực và tập trung phát triển bản thân. Luyện tập thể thao (đi bộ, workout…) như anh Vũ; theo đuổi dự án cá nhân (NaBoardgame), học kỹ năng chuyên ngành (UXlagi.com) và lên tay kỹ năng mới (nấu ăn) như anh Việt Anh; tư vấn với phòng Nhân sự về các lợi ích (bảo hiểm, tư vấn tâm lý…) như chị Trang; hay đơn giản là thiền hoặc chợp mắt nhanh sau các buổi họp như anh Minh… sẽ là những điều bạn có thể tham khảo cho thời gian làm việc tại nhà của mình được hiệu quả và tối ưu nhất.
