Informal Interview là một trong những cách thức hiệu quả giúp ta mở rộng networking và nắm bắt được insight trong từng vị trí, ngành nghề và công ty cụ thể khi tìm hiểu và ứng tuyển một công việc mới. Vậy làm cách nào để có thể tiếp cận, hẹn gặp, tạo ấn tượng tốt với câu hỏi phù hợp cũng như follow up cho buổi Informal Interview sắp tới? Hãy cùng tìm hiểu qua Webinar tháng 9: Networking Dos and Don’ts - Informational Interviews nhé!
1. ĐÚNG CÁCH - ĐÚNG NGƯỜI - ĐÚNG THỜI ĐIỂM?
Như một sự thật ngầm hiểu, chủ động tiếp cận một người nghĩa là bạn đang cần tới sự hỗ trợ của người đó. Vậy nên thái độ là điều tiên quyết cho việc bạn sẽ được nhận sự giúp đỡ đến mức độ nào trong mối quan hệ này.
1.1. Đúng cách:
Bắt đầu với việc đặt cho bản thân những câu hỏi “Mình là ai? Mình mong muốn vị trí/công ty/ngành nghề nào? Đâu là lĩnh vực mình đang quan tâm bên ngoài công việc? Mục tiêu cụ thể của mình khi kết nối với người đó là gì?”.
Đây là những chất liệu quan trọng được sử dụng xuyên suốt, giúp bạn không chỉ dẫn dắt mà còn kéo dài cuộc nói chuyện của mình với người bạn muốn kết nối.
Ngoài ra, bạn nên tìm cách liên hệ những trải nghiệm của bản thân với điều người đó quan tâm. Việc này sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng ban đầu rất tốt với họ.
Để tiết kiệm được thời gian của hai bên, hãy dành thời gian ‘mò mẫm’ để thu thập thông tin cần thiết về người bạn mong muốn kết nối.
Mọi người thường tiếp cận một chuyên gia nào đó để đặt lịch Informal Interview qua LinkedIn hoặc email. Các bạn có thể so sánh ưu điểm từng kênh để tìm cách tiếp cận phù hợp:
1.2. Đúng người:
Bạn có thể tìm kiếm sự giúp đỡ của một số nhóm người sau:
- Nhân viên mới vào làm từ 1-2 năm kinh nghiệm: Họ sẽ dễ đồng cảm và nhận lời giúp đỡ bạn vì họ cũng vừa mới ở trong hoàn cảnh của bạn 1-2 năm trước đó.
- Nhân viên tuyển dụng: Họ sẽ sẵn sàng trả lời bạn vì đây là công việc chính của họ. Bạn có thể hỏi họ tất cả các thông tin cần thiết liên quan đến quá trình tuyển dụng của công ty đó.
- Người nắm quyền quyết định trong công ty: Người này không chỉ cung cấp cho bạn thông tin về công việc bạn nhắm tới mà còn có tiếng nói trong việc nhận bạn vào làm.
1.3. Đúng thời điểm:
“Có hai thời điểm kết nối tốt nhất: Một là khi bạn chưa cần networking, hai là ngay bây giờ!”
Vì vậy, bạn nên đầu tư thời gian đáng kể để xây dựng kết nối giữa bạn và người bạn muốn kết nối. Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu, bạn có thể chia sẻ về khó khăn mình đang đối mặt, về việc mình đang đánh giá bản thân ra sao cùng những điểm cần cải thiện…
(?) “Có bao nhiêu người sẽ hồi âm khi bạn tiếp cận họ?”
Theo chị Thảo và anh Ninh:
- Hơn 30% alumni trường bạn học sẽ hồi âm lại
- Dưới 10% người bạn không hề quen biết sẽ hồi âm
(?) “Mình khá ngại trong việc giao tiếp, vậy nên bắt đầu ra sao?”
Cách duy nhất để cải thiện điều này là hãy luyện tập ngay từ bây giờ, bắt đầu từ những người đồng lứa với mình (sinh viên năm hai, sinh viên MBA, người Việt tại các trường khác…). Từ những người bạn này, chúng ta sẽ quen dần cách nói chuyện để đưa ra câu hỏi phù hợp nhất cũng như nâng cao sự tự tin để tiếp cận với những người nắm giữ vị trí cao hơn. Hãy luyện tập tới khi điều này trở thành thói quen tự nhiên và không còn khiến bạn thiếu thoải mái khi giao tiếp với người khác.
2. ĐỂ BẮT ĐẦU TRÒ CHUYỆN?
Tìm và nói về những điểm chung giữa hai người sẽ là cách bắt chuyện thoải mái nhất trong buổi hội thoại đầu tiên. Ngoài ra, bạn có thể chủ động đề xuất thời gian cuộc gọi (múi giờ, kênh liên lạc, mong muốn của bạn).
Thời gian lý tưởng nhất là 7 - 10 ngày sau khi nhắn tin hoặc email, và đặt hẹn vào buổi chiều (khoảng 3:30 PM) thứ 4 hoặc 5 - khoảng thời gian giữa tuần không quá bận bịu cho người đó*.
Ngoài ra, bạn nên tranh thủ tới lời giới thiệu của người quen (như alumni của trường).
Một số điều nên tránh khi trò chuyện:
- Xin referral ngay lập tức khi mới làm quen
- Sử dụng rập khuôn mẫu tin nhắn/email cho nhiều người cùng lúc
- Hỏi các câu hỏi mơ hồ hoặc quá chung chung trên bất cứ kênh thông tin nào
- Chia sẻ các trải nghiệm không liên quan trực tiếp tới người kia
(?) “Có nên kết nối với nhiều người một lúc trong cùng công ty?”
Điều này phụ thuộc vào quy mô công ty bạn đang hướng tới. Trong trường hợp công ty có quy mô nhỏ và vừa, và các phòng ban, bộ phận được sắp xếp gần nhau, hãy tập trung vào một người, và chỉ nên kết nối với người tiếp theo trong công ty sau 4 - 5 ngày không nhận được phản hồi từ người trước để hạn chế các tình huống khó xử. Tuy nhiên, đối với công ty lớn hơn, bạn có thể linh hoạt hơn trong chiến lược kết nối của mình.
3. 15 PHÚT “GHI ĐIỂM”:
3.1. Chuẩn bị:
Một chiến lược tốt sẽ giúp bạn kiểm soát thời gian hiệu quả hơn, bắt đầu bằng việc phân chia thành ba phần chính: Giới thiệu về bản thân, Lắng nghe người đối diện và Trao đổi chung. Bạn nên sử dụng tiếng Anh vì công việc bạn nhắm tới là ở Mỹ.
Chị Thảo gợi ý "công thức" mà chị vẫn hay dùng để tương tác với người khác như sau:
- Giới thiệu bản thân: Tập trung giới thiệu những thông tin liên quan trực tiếp tới hai bên, hạn chế lan man. Hãy lưu ý rằng mục đích của ta là lắng nghe và tiếp nhận thông tin, vậy nên hạn chế thể hiện quá mức về mình.
- Lắng nghe người đối diện: Chú ý, tập trung để tạo không gian cho họ thông qua những câu hỏi mở, dẫn dắt câu chuyện. Bạn có thể tự chuẩn bị trước một số câu hỏi liên quan đến trải nghiệm của họ trong công việc, và có thể đo lường sự thành công của buổi nói chuyện qua độ “mở” người đối diện thể hiện với bạn. Hạn chế câu hỏi chung chung (như “What does your typical day look like?”) mà nên dùng câu hỏi liên quan trực tiếp tới vị trí/công ty/ngành nghề.
- Trao đổi chung: Có hai câu hỏi bạn có thể hỏi trực tiếp:
- “If you were me, what would you do to improve my chance to get into this position?”: Câu hỏi này mở ra nhiều chủ đề khác hơn giữa bạn và người đó khi buổi nói chuyện kết thúc.
- “Do you think there’s someone else I can talk to to better understand…?”: Đây là một cách để bạn tìm thêm sự giúp đỡ từ một người khác trong mối quan hệ của họ.
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo cuốn How to Talk to Anyone at Work: 72 Little Tricks For Big Success Paperback (Leil Lowndes, 2019) để tìm hiểu cụ thể hơn về cách bắt đầu cuộc nói chuyện tự nhiên nhất, dẫn dắt năng lượng xuyên suốt cuộc nói chuyện, khiến nó trở nên thú vị và hứa hẹn những cuộc nói chuyện tiếp theo.
3.2. Lưu ý khi trao đổi:
Hãy luôn trung thực, luôn tìm hiểu kỹ càng về công ty và người bạn sắp trò chuyện cùng, và tôn trọng thời gian của người phỏng vấn.
Luôn ghi nhớ: Hãy xây dựng mối quan hệ dựa trên sự chân thành và trung thực. Bạn sẽ nhận được nhiều hơn rất nhiều ngoài một công việc.
4. FOLLOW UP SAU BUỔI TRÒ CHUYỆN:
Hãy cho người bạn vừa liên hệ thấy rằng bạn rất trân trọng khoảng thời gian họ đã dành cho bạn cũng như học hỏi và ứng dụng được rất nhiều điều bổ ích thông qua email cảm ơn kịp thời và “short and sweet”.
Ngoài ra, về dài hạn, hãy tìm kiếm cơ hội để họ trở thành mentor của mình một cách gián tiếp: Trong vai trò người đi trước, họ có thể chia sẻ cho bạn nhiều bài học, lời khuyên và trải nghiệm thiết thực, hay giúp bạn cải thiện hồ sơ cũng như các kỹ năng cần thiết. Qua đó, bạn có thể thường xuyên kết nối với họ thông qua việc cập nhật tiến độ học hỏi các kỹ năng, hay đơn giản là hỏi thăm, quan tâm lẫn nhau.
5. KẾT:
“Build it even when you don’t need it.”
Xây dựng mối quan hệ trong công việc hay cả cuộc sống cá nhân thực sự cần nhiều thời gian và công sức. “Substance” (xây dựng chất lượng profile cá nhân) và “Conversational” (tự nhiên, chân thành) là hai điều quan trọng nhất bạn nên ghi nhớ để tận dụng thời gian networking của mình hiệu quả.
* Thông tin tham khảo từ cuốn The 2-Hour Job Search: Using Technology to Get the Right Job Faster (Steve Dalton, 2012).
