[Phần 1] Tìm internship

Thật ra mình có internship offer từ rất sớm. Tháng 7/ 2017 mình sang Mỹ học thì tháng 10/2017 mình đã có offer internship cho mùa hè 2018 rồi – tức là từ hơn nửa năm trước khi internship bắt đầu. Mình có offer này từ National Black MBA conference tháng 9/2017. Nhưng các bước chuẩn bị để có được offer này đã bắt đầu từ khi mình còn đang ở Việt Nam. Mình sẽ viết chi tiết timeline dưới đây:

– Tháng 4/ 2017: mình bắt đầu nói chuyện với Career center của trường về định hướng nghề nghiệp và mong muốn của mình. Career advisor nói, marketing tìm job đã khó mà brand management lại càng khó hơn, khuyên mình nên mở rộng phạm vi tìm kiếm ra ngoài brand management thì sẽ có nhiều cơ hội hơn. Mình hỏi career center cho mình xin file tổng hợp các công ty tuyển dụng sinh viên của trường trong 3 năm trở lại đây để tham khảo, xem công ty nào tuyển vị trí gì, marketing student của trường thì có được internship ở đâu.

– Tháng 5/ 2017: bắt tay vào sửa resume và build LinkedIn profile. Trường mình có 1 khóa học online trước khi nhập học chính thức, nội dung là những bước cần làm để điều chỉnh resume cho phù hợp với chuẩn của Mỹ, LinkedIn profile phải tạo ra sao, search job ở Mỹ thì dùng website nào. Đó là những kiến thức cơ bản nhất. Mình lò mò sửa resume theo gợi ý này, gửi cho conselor ở trường xem và feedback, build LinkedIn profile, xem thử LinkedIn nó hoạt động thế nào, bắt đầu kết bạn trên LinkedIn với sinh viên đang học ở trường và admission office.

– Tháng 6/ 2017: lại nói chuyện với career office tiếp, lần này nói chuyện xong mình vẫn thấy bị demotivated lắm, vì career advisor vẫn bảo brand management rất khó vào, đặc biệt là với international student, thế là mình bảo giới thiệu cho mình 1 bạn current student có internship về marketing đi để mình nói chuyện. Trường giới thiệu cho 1 bạn, bạn này là sinh viên Mỹ, nhưng cũng ko sao, nói chuyện với bạn xong mình cũng học được nhiều điều đáng kể, nhất là cách bạn nói chuyện, giới thiệu về bản thân, về kinh nghiệm làm việc rất tự nhiên, dễ dàng, ko ù ù cạc cạc như mình. Mình bèn note lại câu cú bạn dùng ra sao để mai mốt bắt chước. Trường lại giới thiệu cho 1 bạn buddy người Trung Quốc – tạm gọi là J, bạn này thì làm về finance, ko cùng background nhưng sau khi nói chuyện với bạn này xong mình học được một điều là phải tìm internship từ rất sớm chứ đừng chờ đợi settle down rồi hãy tìm vì internship tuyển theo từng đợt có timeline rõ ràng, nếu bỏ lỡ thời điểm vàng đó thì sẽ rất khó khăn. Đến giờ mình vẫn còn giữ liên lạc với cả 2 bạn này :), bạn Trung Quốc giới thiệu mình tiếp cho bạn trai của bạn ấy là một bạn Ấn Độ – tạm gọi là S., có internship ngon lành cành đào ở Amazon, thế là mình lại thông qua tính chất bắc cầu để biết bạn Ấn Độ này, và lại học được thêm về timeline tuyển dụng của các công ty lớn, và biết về các conference mỗi năm cho MBA students.

– Tháng 7/ 2019: mình khăn gói quả mướp sang Mỹ, trong tay mỗi cái resume và profile LinkedIn mới lập có vài connection làm vốn hahaha. Nguyên tháng 7 mình dành để làm quen bạn mới và hòa nhập cộng đồng. Ngay ngày đầu tiên vào orientation cho international student, mình mua quà từ Việt Nam sang tặng tất cả các bạn international cùng lớp –> hôm sau tất cả mọi người auto nhớ mặt, nhớ tên mình, nhớ là mình from Việt Nam LOL. Mình tặng quà cảm ơn admission office và career center, hẹn gặp tất cả các bạn mình đã nói chuyện qua Skype (nhưng lúc này các bạn chủ yếu đang đi intern nên mình ko gặp được ai cả hihi), nhưng may quá, bạn leader của 1 club mình muốn tham gia có internship ngay tại Rochester nên mình hẹn bạn ấy đi ăn kem và nói chuyện về các hoạt động của club, nhắn nhủ bạn ấy có cần support thì cứ reach out to me. Trong vòng 4 tuần mình đặt mục tiêu phải nói chuyện được với tất cả các bạn trong lớp mỗi người ít nhất 1 lần, lớp mình có 104 bạn tất cả – chia trung bình 26 bạn/ tuần, chia 7 ngày tức là mỗi ngày 3 bạn thôi, làm được! Nhờ món quà nhỏ ban đầu mà bạn nào cũng cởi mở nói chuyện với mình, mình biết được bạn nào có background gì, muốn làm gì, ai muốn làm marketing giống mình thì mình take note lại để sau này có gì…nhờ vả hahaha. Mình cũng để ý các bạn nói chuyện hay, giới thiệu bản thân hay để take note hết các bạn nói gì, câu cú thế nào, dùng từ gì…để mà bắt chước.

– Tháng 8/ 2017: lúc này mình mới biết tới National Black conference sắp diễn ra vào tháng 9. Mình ko biết chuẩn bị cái gì cả, nhưng may sao lúc này các bạn 2nd year MBA vừa từ đợt internship trở về. Các bạn nhớ bạn S. bạn trai của buddy mình ko? Đấy, bạn đấy từ amazon về với 1 cái full time offer làm mình hết sức ngưỡng mộ, mình mời 2 bạn đi ăn trưa để nghe kinh nghiệm, kèm thêm nói là mình định đi cái conference kia. Bạn S bảo tao đi conference chả được việc gì hết nhưng bạn tao thì được, thế là S bèn giới thiệu mình cho 1 bạn Israel – tạm gọi là N, năm ngoái đã đi National Black. Mình lại reach out nói chuyện với bạn N và được truyền cho 1 rổ kinh nghiệm đi conference, trong đó kinh nghiệm quan trọng nhất là phải đưa resume lên website của conference từ 1 tháng trước khi conference diễn ra và apply trên job portal vì recruiter sẽ arrange interview từ trước conference rồi chứ ko phải đợi đến lúc vào conference mà chiến đấu để được interview thì cực kỳ là khó. May quá còn đúng 1 tháng là đến conference, mình đem resume đi hỏi các bạn, hỏi career center xem được chưa rồi đẩy lên website của conference ngay và luôn.

– Tháng 9/ 2017: đi conference đầu tiên trong cuộc đời ở Mỹ. Trước conference khoảng 2 tuần, mình bắt đầu nhận được điện thoại và email của một vài công ty. Phần lớn trong số đó chỉ là mời bạn ghé đến booth bla bla, nhưng có 2 công ty là mời phỏng vấn. Mình vừa mừng vừa lo, vì thú thật lần phỏng vấn xin job cuối cùng của mình là từ thiên thu về trước hahaha. Cả 2 công ty đều gọi điện nói chuyện nhanh trước khi chính thức mời phỏng vấn ở conference. Trong cuộc nói chuyện này, chủ yếu là giới thiệu bản thân và nói về kinh nghiệm làm việc trước đây ở Việt Nam. Nhờ thu thập và bắt chước các bạn nói giỏi như trên mình có nói mà phần giới thiệu bản thân của mình tương đối suôn sẻ, đúng trọng tâm. Quan trọng là họ muốn biết mình có achievement gì, add được value gì cho công ty thôi. Cả 2 công ty trên confirm lịch phỏng vấn với mình, 1 trong 2 công ty đó là Whirlpool. Mình thậm chí ko biết Whirlpool là công ty nào khi lần đầu họ gọi cho mình, haha, bạn mình dắt ra cái tủ lạnh ngay trong nhà mình, chỉ vào cái logo mình mới biết hahaha. Trong vòng khoảng 1 tuần mình tìm hiểu rất kỹ về công ty này, hẹn nói chuyện với 1 bạn đã từng intern cho công ty, và suy nghĩ xem tại sao họ lại muốn phỏng vấn mình – ah thì ra vì ngày trước mình làm nhiều khách hàng điện gia dụng (Samsung, Panasonic) nên trong resume của mình có kinh nghiệm về mảng này. Mình bèn viết ra 1 số câu chuyện có liên quan để tập kể những câu chuyện đó sao cho hay và hấp dẫn. Nhớ các bạn mà mình làm quen lúc đầu ko? Thấy bạn nào giỏi là mình lôi ra nhờ đứng đó nghe mình kể chuyện, kể hay thì khen, kể dở thì cứ việc chê, chê rồi give mình feedback là được hihi. Các bạn còn nhớ bạn N ở trên ko? Bạn này làm consulting nên đã chỉ mình 1 chiêu phỏng vấn của consulting, đó là khi trả lời case thì mình dùng 1 tờ giấy viết ra structure của mình, xong quay ngược tờ giấy đó về phía interviewer để dùng tờ giấy như visual cue, present idea của mình.

– Tháng 9/ 2017: tại conference, mình book slot phỏng vấn buổi sáng, gần như là người phỏng vấn đầu tiên. Người pvan mình là 1 bác marketing director. Câu hỏi cuối cùng là bác bảo, đây tao có chai nước suối này, nếu tao muốn launch nó thì có những yếu tố gì tao cần cân nhắc. Mình áp dụng ngay bí kíp học được ở trên, lôi 1 tờ giấy ra, viết structure launching approach của mình lên đó, quay tờ giấy này về phía bác rồi bắt đầu present như dùng powerpoint slide vậy. Bác follow chăm chú rồi bảo mình, cho bác cầm tờ giấy này lại nhé, trước giờ interview chưa thấy ai làm thế này! Mình okie ngay tắp lự. Sau khi nói chuyện gần hết, mình bảo, mày biết sao ko, đây là interview đầu tiên của tao ở nước Mỹ và tao vừa đến Mỹ khoảng 2 tháng. Bác bảo cái gì, thật ah, that’s amazing. Mình cười cười thôi.

– Tháng 10/ 2017: bác director nói trên gọi điện cho mình báo mình đã nhận được offer. Mình ko tin vào tai mình luôn, còn hỏi lại mấy lần có phải thế không! Mình là international student đầu tiên của trường có offer internship của năm đó. Công ty thứ 2 mà mình có nhắc ở trên sau khi phỏng vấn phát hiện ra mình là international student thì đã stop the process, nhưng thôi mình cũng không tiếc :). Vậy là mình đã có internship như vậy đó.

[Phần 2] Chuyện đi làm intern

Như ở phần 1 có nói, mình nhận được internship offer từ rất sớm, nên toàn bộ thời gian của năm 1 mình có thể giành để đi làm thêm kiếm tiền và làm những gì mình thích. Tuy nhiên nhìn lại thì mình thấy rất tiếc vì mình đã không tận dụng khoảng thời gian này để làm một số việc sau đây:

– Networking nhiều hơn nữa: sau khi có offer mình hầu như ngưng hẳn việc networking với alumni vì mình bị…lười. Nhưng giờ nhìn lại, khi đã có offer rồi mới là thời điểm vàng để networking vì bạn ko bị áp lực “nhờ vả” alumni nữa và có 1 lý do vô cùng chính đáng để bắt đầu cuộc trò chuyện – đó chính là chuẩn bị cho internship sắp tới. Rất nhiều alumni sẽ cởi mở để chia sẻ kinh nghiệm và nói chuyện với bạn hơn rất nhiều so với lúc bạn còn đang vật lộn tìm offer.

– Connect với những người làm trong công ty mình sẽ intern: đây thực chất cũng chính là networking, nhưng thay vì với alumni thì mình sẽ network với những người làm cùng công ty, có thể là cùng team hoặc khác team, ko có vấn đề gì cả. Lúc đó mình chỉ tập trung connect với line manager và một vài teammates chứ ko hề có connection nào với những người ở team khác, và sau này mình rất hối hận vì điều đó. Đơn giản vì khi bước vào công ty mới chỉ với 3 tháng internship thì việc figure out ai là ai, khi cần thông tin thì phải hỏi ai cũng ngốn hết một đống thời gian của bạn rồi. Nếu bạn có thể biết trước được một số thông tin và có một số connection nhất định thì sẽ suôn sẻ hơn rất nhiều.

Mình sẽ tóm tắt quá trình intern của mình theo timeline như sau:

– Tháng 4/2018: mình làm việc với recruiter để nêu nguyện vọng muốn learn điều gì trong kỳ internship sắp tới. Lúc đó mình đề đạt muốn được làm project có liên quan đến analytics và data, ko hẳn vì mình giỏi mảng đó (ngược lại mình nghĩ mình dở tệ) mà đơn giản vì mình nghĩ experience này sẽ có giá trị rất tốt khi bỏ vào resume. Điều này sau này ngẫm lại mình thấy rất quý báu, vì 2 project internship của mình có công rất lớn giúp mình nhận được nhiều interview cho full time job sau này. Mình nghĩ các bạn khi bàn về project muốn làm thì ko nên chỉ chú trọng vào những điều mình đã biết, đã giỏi mà nên nghĩ trong resume của mình còn thiếu skill set gì, muốn develop điểm gì nhất.

– Tháng 5/2018: Mình được giới thiệu team và project sẽ nhận. Mỗi bạn intern sẽ được asign một line manager, mình là marketing intern – cụ thể hơn là brand management intern nên được asign vào team Maytag, report cho Senior Brand Manager của Maytag. Và thể theo nguyện vọng của mình như đã nói trên, mình được nhận 2 projects – 1 cái là build consumer churn predictive model (tiếng Việt là gì nhỉ – mô hình dự đoán khách hàng sẽ rời bỏ nhãn hàng – mình cố gắng hết mức chỉ dịch được vậy thôi hehe) và 2 là phân tích chính sách bảo hành hiện tại của Maytag (bảo hành 10 năm động cơ cho tất cả các dòng máy) xem đối với consumer thì offer đó có khả năng tác động đến quyết định mua hàng nữa hay ko. Nghe xong 2 project mình ước gì mình chưa đề đạt hahaha, nhưng đâm lao thì phải theo lao, lỡ nói là tao learn rất nhanh và eager thử cái mới rồi, phải ráng mà làm thôi hehe.

Cũng trong tháng này mình rất may mắn đăng ký chương trình mentorship của VNPN (Vietnamese Professionals Network) và được connect với chị Lan Trieu, ex-Unilever và đang làm Senior Brand Manager ở Mỹ. Nhờ nói chuyện với chị Lan mà mình mở mang được rất nhiều điều, trong suốt quá trình internship của mình cứ 2 tuần mình gọi chị 1 lần để hỏi ý kiến. Chị Lan cũng là người giúp mình cực kỳ nhiều trong suốt quá trình phỏng vấn full time job,

vì thế mình thật lòng khuyên các bạn tìm cho mình 1 người mentor càng sớm càng tốt, mentor làm trong ngành mình muốn làm, ở vị trí senior hơn mình khoảng 2 level là lý tưởng nhất.

-Tháng 6/2018: mình chính thức đến Whirlpool làm việc. Ngay trong cuộc họp đầu tiên với line manager, điều mình quan tâm nhất chính là expectation. Expectation là rất quan trọng, mình muốn hiểu được line manager muốn mình deliver điều gì, outcome của project là gì, và các key milestone của project. Ba tháng rất ngắn và nếu bạn ko cẩn thận thì sẽ rơi vào 1 trong 2 trường hợp: 1 là ko rõ expectation là gì nên mãi ko đi đến đích, 2 là bị scope creep tức là việc mẹ đẻ việc con, bị giao tùm lum thứ ko liên quan đến project của mình. Sau đó mình build một cái timeline cụ thể và một cái deliver plan – tuần này mình làm cái này, tuần sau mình làm cái kia, list những người mình cần gặp và nói chuyện cho cả 2 project. Book lịch của line manager mỗi tuần 1 lần. Trong cuộc họp update này ngoài go through những gì đã làm mình luôn hỏi 3 câu: What did I do well last week? What I didn’t do that you want to see more next week? What do you think I should stop doing? Trong suốt tháng đầu tiên mình book 1 on 1 meeting với rất nhiều người và cố gắng figure out ai là ai, ai có thông tin gì, build network within and across function. Nói chung là quay cuồng trên một chiếc xuồng mà project vẫn chưa đâu vào đâu hahaha.

-Tháng 7/2018: lúc này mình mới bắt đầu định hình được project và các key stakeholders có liên quan. Ah nói thêm cho rõ là mình ko phải code hay build model gì hết nhé, vì có 1 team data analytics/ data scientist in house để làm cùng mình. Trong tháng 7 này mình đã có được 2 cuộc họp rất quan trọng, 1 là design thinking workshop giữa brand với data analyst team và 2 là cross-function kick-off meeting của project. Đây là 2 cuộc họp chứng tỏ được khả năng làm việc cross-function của mình và nhờ đó mình được bác Head of Data rất quý, bác này giúp mình rất nhiều trong project và sau này bác này đích thân viết 1 email recommend mình gửi cho line manager của mình. Project về bảo hành thì mình làm việc rất nhiều với sales, bộ phận hot line và một điều mình ko ngờ nhất là làm việc với finance. Lúc mình nhận project mình ko lường trước được khi phân tích chế độ bảo hành thì một aspect rất quan trọng là financial model. Cái này thì có cho 80 năm nữa mình cũng chịu ko thể làm nổi, thế là mình làm việc với 1 anh Finance manager, anh này cũng vô cùng supportive và quý mình, và cũng như bác ở trên, anh này viết 1 email recommend mình gửi cho line manager của mình mà mình ko hề hay biết. Bài học rút ra ở đây là lúc nào cũng có những vấn đề mình ko biết và ko thể tự làm được, nhưng cũng vì thế mà luôn trong tư thế sẵn sàng nhờ sự support của người khác hehe.

-Tháng 8/2018: giai đoạn này là chuẩn bị final presentation. Thật sự là mình bắt tay vào làm cái presentation ngay từ ngày đầu tiên rồi, và cứ thế hoàn thiện dần cùng với quá trình làm project. Mình cùng với 1 trong 2 bạn classmates nói trên – tạm gọi là bạn C, cùng nhau review presentation với nhau, give feedback cho nhau rồi tập present với nhau, vì thế mà trở nên rất thân. Sau này bạn C là người đóng vai trò cực kỳ quan trọng giúp mình có full time job nên mình rất biết ơn bạn C này :). Lúc này mình thấy có cái hay mà bạn C làm được mà mình làm tệ hơn là đem presentation này đi align/ get feedback từ nhiều người. Bạn C đưa được project của bạn vào agenda của một monthly brand meeting, cái này mình chưa làm được. Mình và bạn C cũng giúp nhau tăng visibility bằng cách hẹn các bác Head đi ăn trưa, thay vì hẹn cá nhân thì bọn mình viết mail lấy excuse là MBA interns hẹn gặp thì các bác dễ đồng ý và lúc nói chuyện cũng ít bị đơ hơn. Bài học rút ra là phải tìm cho mình allies, và đừng nên xem các bạn intern khác là competitors mà nên đoàn kết để giúp nhau

-Final presentation: 11 bạn intern lần lượt present theo slot từ sáng đến chiều cho một committee nghe. Mình được xếp vị trí số 11, lúc đó gần 3pm. Và mình rất bất ngờ khi mình là intern có nhiều đồng nghiệp đến ủng hộ nhất, nguyên phòng họp lớn ko còn một chỗ trống luôn, tất cả mọi người đã làm việc với mình đều cố gắng đến cổ vũ làm mình cảm động dễ sợ :). Present xong mọi người chúc mừng bắt tay các kiểu hihi. Ở Whirlpool, sau ngày present sẽ là ngày interview, mỗi intern sẽ có 3 cái interview back to back với 1 bác Director và 2 bác senior manager. Sau đó sẽ biết luôn là có được full time offer hay ko. Ah, cập nhật thêm là bác director phỏng vấn mình lúc đầu ở National Black conference đã nghỉ nên mình ko có cơ hội phỏng vấn lại với bác hahaha. Và interview này cũng rất relax và friendly, chủ yếu hỏi về cảm nhận của mình khi làm việc tại công ty, rồi expectation của mình, rồi quá trình làm project có khó khăn gì ko, thế thôi. Mình phỏng vấn xong vừa thở phào mà vừa hồi hộp ko biết số phận của mình thế nào

-Kết cuộc: Sau cùng mình ko được nhận offer full time. Lúc nghe kết quả mình hơi bị sốc và buồn, vì mình nghĩ mình đã làm hết sức trong 3 tháng và deliverables của mình cũng ko tệ. Line manager của mình khi announce kết quả có nói, tao tin là mày sẽ có better option. Mình buồn mất mấy ngày mặt như một cái mâm LOL. Bạn mình lúc đó có nói một câu mà sau này mình ngẫm lại thấy rất đúng, bạn mình nói nhiều khi đây là “blessing in disguise” vì nếu mình có offer này mình sẽ ỷ lại, làm biếng và ko muốn tìm thêm option mới nữa, và như vậy sẽ bỏ lỡ những cơ hội tốt hơn.

Sau này mình nghiệm ra có thể việc mình ko được offer có thể là vì mình là international, nhưng mình chỉ đoán thế thôi :). Còn lúc đó mình demotivated ghê lắm, nhưng sau một thời gian vật vã mình cũng lấy lại được cân bằng để còn lao vào tìm job nữa chứ hehe, nên lời cuối trong phần này giành cho các bạn sắp đi intern là dù các bạn có được offer hay ko thì cũng ko được stop searching for better option! Vì thực tế chỉ có 40% intern được extend offer, và trong số 40% đó chưa đến 50% accept offer các bạn ah :). 30 chưa phải là Tết nha các bạn.

Nguồn: trích đăng từ blog Thea in the US