Từ trước đến nay, phương thức mentoring (cố vấn nghề nghiệp) truyền thống (ghép cặp 1-1) có thể được xem như một trong những cách hiệu quả nhất để gia tăng hiệu suất công việc. Tuy nhiên, các khảo sát gần đây cho rằng nhân viên mới - những người cần sự chỉ dẫn và hỗ trợ nhiều nhất đang không được tiếp cận đến nhiều chương trình cố vấn nghề nghiệp phù hợp.

A mentor guiding a coding student
Photo by NEXT Academy / Unsplash

Theo một khảo sát của giáo sư Christopher T. Stanton từ Trường Kinh Doanh Harvard (Harvard Business School), những nhân viên mới tại một trung tâm cuộc gọi (call center) tại Mỹ nhận được hỗ trợ trực tiếp trong quá trình làm việc từ các nhân viên giàu kinh nghiệm có xu hướng đem lại kết quả làm việc tốt hơn đến 18% so với những người không có người chỉ dẫn. Tuy nhiên, khi việc tham gia hay không tùy thuộc vào mỗi cá nhân, những người có thể được hưởng lợi nhiều nhất thường lại là người ít có khả năng tìm đến nó nhất.

Phát hiện này lại càng trở nên bức thiết khi mà các công ty toàn cầu đang nỗ lực tìm giải pháp cho công tác đào tạo và hỗ trợ nhân viên mới trong bối cảnh làm việc kết hợp hoặc từ xa. Các nhà nghiên cứu cũng cho biết, với quá nhiều sự thay đổi không ngừng như hiện nay, các công ty sẽ muốn để nhân viên tự lựa chọn việc có tham gia cố vấn nghề nghiệp hay không. Tuy nhiên, họ nên thiết lập chương trình này như một ưu tiên bắt buộc đối với toàn thể nhân viên, bởi điều đó sẽ đem lại năng suất công việc cao hơn nhiều.

"YOU HAVE TO MAKE THE PROGRAM APPLY TO EVERYONE, NOT JUST THOSE WHO VOLUNTEER."

Stanton - Phó Giáo sư khoa Quản trị Kinh doanh tại Entrepreneurial Management Unit của HBS cho biết, mạng lưới cố vấn Peer-to-peer thực sự có thể mang lại nhiều kết quả tốt đẹp. Nhưng nếu chỉ thiết lập một chương trình cố vấn nghề nghiệp và cho rằng tất cả mọi người sẽ tham gia là một giả định sai lầm. Chúng tôi nhận thấy rằng những người cần cố vấn nhất có xu hướng sẽ chọn không tham gia nếu có thể. Bạn phải làm cho chương trình này phù hợp và có tính ứng dụng cho tất cả mọi người, không chỉ cho những người lựa chọn tham gia trên tinh thần tự nguyện.

Bạn có thể đọc bài nghiên cứu của họ tại đây: Treatment and Selection Effects of Formal Workplace Mentorship Programs.
Photo by Proxyclick Visitor Management System / Unsplash

Các nghiên cứu trước đây cho thấy tầm quan trọng của các chương trình cố vấn và đào tạo sớm. Trên thực tế, gần 70% trong số 500 công ty thuộc danh sách Fortune cung cấp cơ hội cố vấn cho nhân viên mới.

Số liệu về tính hiệu quả của các chương trình này rất ít, chính vì vậy, Stanton và các đồng nghiệp của ông đã tìm hiểu xem liệu các chương trình cố vấn có thực sự ảnh hưởng đến năng suất và tỷ lệ giữ chân nhân viên hay không. Các nhà nghiên cứu đã làm việc với một công ty vận hành trung tâm cuộc gọi, trong đó nhân viên xử lý các thắc mắc của khách hàng về việc mua sản phẩm và dịch vụ kỹ thuật số mới, bao gồm điện thoại, TV và dịch vụ internet.

Mặc dù công ty đã có một chương trình đào tạo mạnh mẽ, các nhà nghiên cứu đã thực hiện những thay đổi quan trọng đối với các chương trình cố vấn cho hơn 600 nhân viên mới của công ty vào năm 2019. Họ đã thử nghiệm hai phiên bản khác nhau của chương trình.

"SOME PEOPLE JUST WON’T ADMIT THEY NEED HELP."

Trong phiên bản đầu tiên, họ đã tạo ra một chương trình “cố vấn rộng rãi” trong đó một số nhân viên mới được ngẫu nhiên chọn tham gia cố vấn trong khi những người khác thì không. Thay vào đó, các nhóm nhân viên mới khác được thử phiên bản “cố vấn có chọn lọc”, trong đó họ có quyền lựa chọn tham gia chương trình cố vấn hoặc không. Những người chọn tham gia sau đó lại được chia ngẫu nhiên thành hai nhóm phụ — những người có một người cố vấn và những người không có cố vấn — trong khi những người chọn không tham gia thì không có ai hỗ trợ cố vấn.

Trong suốt 4 tuần diễn ra chương trình, nhân viên mới (hoặc “người bảo trợ”) được ghép cặp ngẫu nhiên với nhân viên đã có kinh nghiệm và tham dự một loạt các cuộc họp ngắn để thảo luận về trả lời bằng giấy cho các câu hỏi cụ thể liên quan đến công việc và nhận phản hồi về các vấn đề khác trong quá trình những tuần làm việc đầu tiên.

Brainstorming over paper
Photo by Scott Graham / Unsplash

Các bài kiểm tra "cố vấn rộng rãi" cho thấy rằng những người được cố vấn tạo ra doanh thu cao hơn ít nhất 18% trong hai tháng đầu tiên so với những người không được cố vấn. Hơn 90% doanh thu đạt được trong thời gian đầu được duy trì trong suốt sáu tháng đầu tiên làm việc, mặc dù các nhà nghiên cứu để ý rằng ước tính doanh thu của họ trở nên ít chính xác hơn theo thời gian.

Trong khi đó, những người được tham gia cố vấn có khả năng ở lại công ty sau một tháng, cao hơn 11% so với những người không được cố vấn.

"NO MATTER WHAT THE CAUSE, THOSE WHONEED HELP MOST ARE NOT SEEKING HELP."

Kết quả của các bài kiểm tra “cố vấn chọn lọc” cho thấy không có sự khác biệt về năng suất giữa những người chọn tham gia và được cố vấn và những người chọn tham gia nhưng không nhận được cố vấn.

Khi các nhà nghiên cứu so sánh năng suất của nhóm người thứ hai với những người đã chọn không tham gia cố vấn, kết quả lại rất rõ ràng: Những người chọn tham gia nhưng không nhận được sự cố vấn vẫn tạo ra doanh thu bán hàng nhiều hơn đáng kể so với những người đã chọn không tham gia.

Tại sao một số nhân viên mới lựa chọn không có cố vấn?

Sau khi phân tích dữ liệu thử nghiệm và hồ sơ phỏng vấn trước khi tuyển dụng, các tác giả không tìm thấy mối tương quan nào giữa bất kỳ đặc điểm nhân khẩu học hoặc tính cách cụ thể nào giữa những người chọn tham gia hoặc không tham gia cố vấn. Họ đã phát hiện ra rằng những người chọn không tham gia cố vấn có xu hướng có điểm tuyển dụng thấp hơn dựa trên các cuộc phỏng vấn trước khi tuyển dụng, nhưng điều đó vẫn chưa thể lý giải cặn kẽ về khoảng cách năng suất lớn giữa nhân viên chọn tham gia và từ chối.

Two business women talking about sales in office at desk with laptop
Photo by LinkedIn Sales Solutions / Unsplash

Các phát hiện cho thấy rằng “những đặc điểm không thể quan sát được phần lớn dẫn đến quyết định từ bỏ cố vấn”, có nghĩa là sự nhút nhát khó phát hiện, sự bối rối hoặc thậm chí quá tự tin vào khả năng của bản thân có thể khiến nhiều nhân viên tránh né những người cố vấn, Stanton nói.

Ông cũng chia sẻ rằng: “Một số người sẽ không thừa nhận họ cần giúp đỡ. Có một cái gì đó giống như yếu tố đe dọa tại nơi làm việc. Cho dù nguyên nhân là gì, những người cần giúp đỡ nhất lại không tìm kiếm sự giúp đỡ”.

Kết quả là, nếu các công ty lựa chọn có chọn lọc những nhân viên mà họ cho rằng có thể cần cố vấn, thì họ có khả năng chỉ tăng năng suất biên, trong khi các chương trình cố vấn trên diện rộng với điều khoản bắt buộc tham gia, lại có khả năng tạo ra nhiều kết quả làm việc ấn tượng hơn. Các công ty được hưởng lợi nhiều nhất sẽ luôn linh hoạt và cải tiến các chương trình của họ theo thời gian.

Bằng chứng cho thấy rằng các chương trình cố vấn trên diện rộng có hiệu quả, ngay cả sau khi bạn tính đến chi phí của chương trình.

Nguồn: The Simple Secret of Effective Mentoring Programs - Harvard Business School